Nhân lực là yếu tố chủ chốt đối với một công ty/tổ chức trong mọi lĩnh vực. Với nguồn nhân lực giỏi về chuyên môn, kết hợp với lòng nhiệt huyết và đoàn kết thì chắc chắn công ty sẽ ngày càng vững mạnh. Bởi vì lý do đó nên việc quản lý cán bộ công chức là công việc đóng vai trò rất quan trọng cho sự phát triển vững mạnh này.
Trong bài viết sau đây, chúng ta hãy cùng nhau thảo luận về phần mềm quản lý cán bộ công chức bằng Excel và những ưu nhược điểm của nó nhé.
Hiểu biết về phần mềm quản lý cán bộ công chức bằng Excel
Excel là phần mềm không thể thiếu đối với các công việc hành chính văn phòng nói chung và quản lý nhân sự nói riêng. Excel được áp dụng phổ biến trong các công việc như theo dõi danh sách cán bộ công chức, chấm công, tính lương và xuất báo cáo, …
Thông thường, 1 file excel quản lý nhân sự sẽ chứa đựng nhiều sheet có tác dụng khác nhau. Mỗi sheet sẽ là một danh sách theo dõi vấn đề cụ thể của nhân sự có tên trong sheet tổng.
Mẫu file quản lý nhân sự cơ bản.
Trong 1 file quản lý nhân sự cơ bản, chúng ta sẽ có các sheet như sau:
- Danh sách tổng: Đây là sheet chứa danh sách tất cả cán bộ nhân viên trong công ty. Tại danh sách này, các thông tin cá nhân của công nhân viên được trình bày một cách rõ ràng và cụ thể nhất. Danh sách này bao gồm các thông tin như Họ tên, ngày sinh, chức vụ, bộ phận, … Chúng ta cần đảm bảo số lượng thông tin càng nhiều, càng chi tiết thì càng tốt.
Tại sheet chứa danh sách tổng này, chúng ta có thể dễ dàng tra cứu thông tin của từng nhân sự trong công ty khi cần. Một điều cần lưu ý chính là độ bảo mật của danh sách này phải nằm ở mức cao nhất, không được tùy tiện chia sẻ cho người không liên quan.
- Sheet chứa dữ liệu tổng hợp nguồn nhân lực: File này được coi như là một bảng báo cáo tóm tắt nguồn nhân lực hiện có trong công ty. Bằng các hàm và công thức sẵn có trong excel, chúng ta dễ dàng tính toán ra được các giá trị này nhờ vào sheet tổng.
- Sheet chứa dữ liệu kỷ luật: Đây là danh sách theo dõi các cá nhân vi phạm luật lao động/quy định công ty cùng những biện pháp xử lý nếu có.
- Sheet chứa dữ liệu khen thưởng: Theo dõi cá nhân xuất sắc trong công ty.
- Sheet chứa dữ liệu điều chỉnh lương: Chúng ta sử dụng sheet này để biết dữ liệu đã/đang điều chỉnh lương của từng cá nhân cụ thể, từ đó có những đề xuất và điều chỉnh hợp lý.
File chấm công cán bộ công nhân viên trong tháng.
Đây cũng là một file quan trọng phục vụ cho công tác quản lý nhân sự. File chấm công sử dụng để theo dõi và tính toán ngày công/giờ tăng ca cho công nhân viên trong 1 khoảng thời gian cụ thể. File chấm công càng chính xác và chi tiết thì việc tính lương cho nhân viên mới không xảy ra những sai sót đáng tiếc sau này.
File tính lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên.
Dựa vào file chấm công, chúng ta sẽ tạo file tính lương và thanh toán lương cho nhân viên trong công ty. File này cần tổng hợp được số tiền lương theo ngày công cùng các khoản khấu trừ theo luật như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Thuế TNCN, …..
Đối với file này, chúng ta cần có sự quan sát tỉ mỉ, đảm bảo chính xác từng con số để tránh những sai sót về tiền bạc.
Thông thường các file trên đây đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Trong excel, có những công cụ và các hàm cụ thể để việc liên kết diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Muốn làm được điều đó, chúng ta cần phải thành thạo các thủ thuật excel cũng như sự tỉ mỉ, chi tiết trong từng công đoạn cụ thể.
Nhược điểm của việc quản lý nhân sự bằng excel.
Trước khi các phần mềm quản lý nhân sự ra đời thì file excel chính là công cụ phổ biến nhất trong việc quản lý cán bộ công nhân viên chức. Tuy nhiên, theo sự phát triển liên tục của công nghệ, phần mềm excel đã dần xuất hiện các nhược điểm đáng kể:
- Khả năng quản lý dữ liệu bị giới hạn: 1 file excel chứa được lên tới 6500 dòng, có thể dùng để quản lý nhân sự cho các công ty có quy mô nhỏ. Tuy nhiên, nếu công ty/tổ chức có nguồn nhân lực lớn (trên 1000 người) thì việc quản lý bằng excel với dữ liệu lớn như vậy là rất khó khăn. Khi file excel có dung lượng quá lớn, việc mở file để xử lý công việc cũng như cập nhật/chỉnh sửa thông tin sẽ gặp khá nhiều rắc rối cho người dùng.
- Khả năng xuất báo cáo khi nguồn dữ liệu quá nhiều cũng sẽ không được thuận lợi nếu người dùng không thực sự thành thạo về excel.
- Khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu không cao. Khi nguồn dữ liệu quá nhiều, dù chúng ta sử dụng hình thức quản lý tập trung hay phân tán, thì việc thu thập và trích xuất thông tin cũng có khả năng xảy ra những sai sót đáng kể.
3 phần mềm quản lý nhân sự được tin dùng nhất hiện nay.
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển, các phần mềm quản lý nhân sự với nhiều tính năng vượt trội cũng lần lượt ra đời. Sau đây là 3 phần mềm quản lý nhân sự phổ biến nhất hiện nay.
- OOC digiiHR: Phần mềm được xây dựng bởi Công ty Tư vấn Quản lý OCD, là giải pháp toàn vẹn cho công tác quản lý nhân sự ở những môi trường khác nhau.
- SV.HRIS: Đây là phần mềm đến từ công ty TNHH Tin học Công Nghệ Sao Việt. SV.HRIS là phần mềm với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp cho nhiều đối tượng.
- HR-Manager: Phần mềm này được phát triển bởi công ty TNHH Hoàng Hà. Đây là phần mềm tập trung vào lưu trữ hồ sơ nhân viên và xây dựng các mô hình quản lý nhân sự.
Trên đây là những thông tin về phần mềm quản lý cán bộ công chức bằng excel cũng như các ưu nhược điểm của nó. Hiện nay, các phần mềm nhân sự lần lượt ra đời với những chức năng vượt trội so với excel. Tuy nhiên, chúng ta cũng không thể phủ nhận tầm quan trọng của excel trong việc quản lý nguồn nhân lực, góp phần thúc đẩy công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.