Hàm Vlookup là một hàm phổ biến và quan trọng trong Excel, nó được ứng dụng rất nhiều trong các công việc hàng ngày. Đối với nhân viên văn phòng, việc sử dụng thành thạo hàm Vlookup để xử lý dữ liệu là điều rất cần thiết. Chúng ta có thể tìm giá trị từ các sheet, file khác nhau, cũng có thể lọc dữ liệu cần thiết giữa các sheet. Ngoài ra, Vlookup cũng có thể kết hợp với các hàm khác như hàm IF, hàm LEFT, ….
Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách lọc dữ liệu trùng nhau từ 2 sheet trong excel bằng hàm Vlookup. Hãy cùng theo dõi bài viết này nhé.
Hàm Vlookup là gì?
Vlookup là một hàm dò tìm dữ liệu được tích hợp trong phần mềm Excel với mục đích hỗ trợ người dùng xử lý công việc một cách chính xác và nhanh chóng nhất. Vlookup hoạt động dựa trên các bảng dữ liệu có sẵn, hoặc chỉ đơn giản là các file danh sách mà người dùng tạo ra để phục vụ công việc.
Cú pháp của hàm Vlookup trong excel.
Khi sử dụng hàm Vlookup, chúng ta thường thực hiện cú pháp theo dạng:
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])
Giải thích công thức:
- Lookup_value: Giá trị dò tìm. Đây là giá trị có mặt trong cả file chứa dữ liệu và file cần tìm kiếm dữ liệu.
- Table_array: Bảng giá trị dò tìm. Trong đó, cột đầu tiên trong bảng này là cột chứa giá trị tìm kiếm. Table_array có thể trùng với cột chứa giá trị dò tìm hoặc bao gồm cột giá trị dò tìm và những cột khác. Bảng giá trị này thường được để ở địa chỉ trị tuyệt đối.
- Col_index_num: Là số thứ tự của cột chứa bảng giá trị dò tìm (Table_array). Cột chứa Lookup_value được quy ước có số thứ tự là 1.
- Range_lookup: Là kiểu tìm kiếm, tương đối hoặc tuyệt đối (TRUE và FALSE)
Range_lookup bằng 0 nếu chúng ta muốn tìm kiếm giá trị tuyệt đối. Range_lookup bằng 1 nếu chúng ta muốn tìm giá trị tương đối.
Cách lọc dữ liệu trùng nhau từ 2 sheet trong excel bằng hàm Vlookup.
Như đã nói từ đầu bài, hàm Vlookup được ứng dụng trong hầu hết công việc hàng ngày trên máy tính. Ngoài tìm kiếm giá trị thì ta cũng có thể sử dụng hàm Vlookup để lọc dữ liệu trùng nhau từ 2 sheet trong excel. Sau đây là một ví dụ để chúng ta dễ hình dung.
Ví dụ, chúng ta có 2 sheet như hình sau:
Nhiệm vụ của chúng ta là lọc danh sách “Họ tên” bị trùng lặp giữa sheet 1 và sheet 2 bằng cách sử dụng Vlookup. Để làm được điều đó, ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Mở file có chứa 2 sheet chúng ta đang cần.
Bước 2: Tại ô C4 sheet 1, chúng ta nhập công thức hàm Vlookup theo cú pháp như đã hướng dẫn.
Trong đó:
- B4 là giá trị dò tìm. Ở ví dụ này, chúng ta tìm thông tin dựa trên hạng mục “Họ Tên”.
- Sheet2!$C$4:$G$13 là bảng chứa giá trị dò tìm nằm ở sheet 2. Trong ví dụ này, bảng giá trị dò tìm kéo dài từ C4:G13.
Lưu ý ở phần này, khi chúng ta kéo chọn bảng giá trị dò tìm, công thức chưa hiển thị giá trị tuyệt đối (biểu hiện bằng ký hiệu $). Muốn vậy, chúng ta cần cố định hàng và cột (chuyển về trị tuyệt đối) bằng cách đặt con trỏ chuột vào giữa C và 4, nhấn F4. Làm tương tự với G và số 13. Như vậy, khi ta copy công thức xuống các hàng tiếp theo, giá trị cũng sẽ thay đổi tương ứng cho ra kết quả chính xác.
- Số 1 trong công thức chính là số thứ tự của cột “Họ Tên” trong bảng chứa giá trị dò tìm thuộc sheet 2.
- Số 0 trong công thức biểu thị cho việc tìm kiếm giá trị tuyệt đối.
Sau khi hoàn thành, chúng ta tiến hành copy công thức xuống các hàng tiếp theo trong cột, khi đó file ở sheet 1 sẽ có dạng:
Lọc dữ liệu trùng nhau từ 1 sheet trong excel.
Như vậy, chúng ta đã lọc được “Họ Tên” ở sheet 1 trùng với danh sách “Họ tên” ở sheet2. Lúc này, nếu muốn lọc các giá trị trùng và không trùng trong sheet 1, chúng ta lại tiếp tục sử dụng chức năng Filter có trong excel để lọc giá trị trong cùng một sheet.
Cách này rất đơn giản, chúng ta chỉ cần bôi đen hàng tiêu đề, vào Data trên thanh công cụ, chọn Filter. Khi đó, hàng tiêu đề xuất hiện các ô vuông nhỏ như sau.
Tiếp theo, di chuyển con trỏ chuột vào hàng cần lọc giá trị. Ở ví dụ này chúng ta cần lọc cột C “Lọc tên bị trùng”. Nhấp chuột trái vào ô vuông nhỏ trong C3, chúng ta sẽ có kết quả như hình:
Tiếp tục nhấp chuột vào các giá trị chúng ta muốn lọc, nhấn OK và máy sẽ trả về kết quả chính xác.
Những điều cần biết khi sử dụng hàm Vlookup.
Khi sử dụng hàm Vlookup, chúng ta cần lưu ý những vấn đề sau để không bị báo lỗi hay trả về kết quả N/A.
- Hàm Vlookup được thiết kế tìm kiếm từ trái qua phải. Nói một cách đơn giản hơn, tại bảng chứa giá trị Table_array, cột đầu tiên luôn chứa giá trị dò tìm Lookup_value. Trong ví dụ trên, giá trị dò tìm ở sheet 1 là “Họ tên” thì bảng chứa giá trị dò tìm ở sheet 2 cũng phải bắt đầu từ cột có chứa “Họ tên”. Các cột giá trị khác sẽ nằm về bên phải của nó. Tương tự lúc đếm số thứ tự Col_index_num chúng ta cũng đếm từ trái qua phải, bắt đầu từ cột chứa Lookup_value.
- Chúng ta sử dụng địa chỉ tuyệt đối khi dùng hàm Vlookup để hỗ trợ cho việc copy công thức xuống các hàng trong cột được chính xác và hiệu quả. Bạn có thể sử dụng phím F4 như đã hướng dẫn ở mục ví dụ nhé.
- Hàm Vlookup trả về kết quả đầu tiên được tìm thấy khi bảng giá trị có từ 2 giá trị trùng lặp trở lên.
Như vậy, chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách lọc dữ liệu trùng nhau từ 2 sheet trong excel bằng hàm Vlookup. Còn rất nhiều cách sử dụng và kết hợp hàm Vlookup với những hàm khác nhau để phục vụ cho nhiều dạng công việc, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm trong những bài sau nhé. Chúng tôi hy vọng bạn sẽ thành công khi vận dụng những kiến thức trên vào trong công việc hàng ngày của mình.